Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING VBT Machelen vzw (mei 2018)

Dit is de privacyverklaring van de Volleybalclub VBT MACHELEN, gevestigd te 1830 MACHELEN en ingeschreven in het Kruispuntbank der Ondernemingen onder nummer KBO 0882.213.218

VBT MACHELEN is een sportvereniging, onder de vorm van een VZW, die sinds 2006 bestaat. We hebben ongeveer 300 leden en trainen in diverse sporthallen, hoofdzakelijk te Machelen en Diegem.

De club is aangesloten bij Volley Vlaanderen en zijn onderafdeling Volley Brabant alsook bij VLM Brabant.

Het deelnemen aan trainingen, al dan niet in competitieverband, vereist in hoofdzaak een betalend lidmaatschap. Aan het lidmaatschap zijn contractuele en wettelijke verplichtingen verbonden.

Naast trainen en wedstrijden, organiseren we andere gezamenlijke activiteiten in het belang van de club.

Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

1.1 Wij verwerken (mogelijks) persoonsgegevens indien u:

(a) lid bent of wordt of als vrijwilliger actief bent,

(b) zich inschrijft voor en/of deelneemt aan een door ons georganiseerd evenement,

(c) zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of contact opneemt via het contactformulier,

(d) een attest voor de belastingen of de mutualiteit aanvraagt en ontvangt

(e) of op enig andere wijze contact met ons opneemt.

1.2 Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens:

(a1) de voor het lidmaatschap of de vrijwilligersactiviteit benodigde persoonsgegevens en bij minderjarige leden deze van hun ouders alsook deze van trainers en coaches en andere vrijwilligers die geen lid van VBT MACHELEN zijn: naam, adres, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum, rijksregisternummer, geslacht, bankrekeningnummer, lidmaatschapsnummer Volley Vlaanderen, teamindeling, type speler (recreatief/competitief) bijzondere functies binnen onze club, opleiding(en) en (a2) een (pas-)foto voor de vereiste registratie bij Volley Vlaanderen en met expliciete toestemming van de betrokken persoon voor het gebruik zoals op de expliciete toestemming vermeld,

(b en c) bij voor de onder punt 1.1 genoemde doelen alleen naam, adres, emailadres en telefoonnummer,

(d) de persoonsgegevens die nodig zijn voor de invulling van het attest en op het attest vermeld worden,

(e) de persoonsgegevens die u ons ter beschikking stelt bij contactopname.

1.3 Wij kunnen de (persoons)gegevens gebruiken om:

(a en d) een lidmaatschap aan te gaan, uit te voeren, te bestendigen en hierbij te beantwoorden aan wettelijke of reglementaire verplichtingen

(b, c en e) u op de hoogte te houden van het nieuws en evenementen van de club, contact met u op te nemen of te onderhouden, onze dienstverlening te verbeteren en/of op onze website of social media van de club.

2. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSING, OVERDRACHT EN BEZWAAR

  1. 2.1 U kunt contact opnemen met de door VBT MACHELEN aangeduide verwerkingsverantwoordelijke (e- mail adres: vbtm.gdpr@gmail.com) voor:

(a) meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;

(b) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;

(c) inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;

(d) correctie, beperking, verwijderen of overdracht van uw gegevens;

(e) bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door VBT MACHELEN.

3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

  1. 3.1 Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.

4. VERSTREKKING

  1. 4.1 Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende personen:
  1. 4.2 Wij publiceren foto’s van teams en individuele leden en vrijwilligers die geen lid van de club zijn tijdens volleybalactiviteiten op onze website en op onze Facebook pagina en Instagram in het gerechtvaardigde belang van onze club zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van het individuele lid of zijn ouders of de vrijwilligers die geen lid van onze club zijn, tenzij de betrokken persoon daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent bij het bestuur.
  1. 4.3 Wij publiceren foto’s van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze website en op onze Facebook pagina, tenzij de betrokken persoon daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent bij het bestuur.

5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht.

(a) aan bestuursleden: de onder punt 1.1 (a1) en (a2) opgesomde gegevens. Deze persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk via een afgeschermde database en zijn noodzakelijk voor de goede werking en het goed bestuur van onze vereniging en de naleving van de wettelijke en reglementaire verplichtingen,(b) welbepaalde leden en door het bestuur aangeduide vrijwilligers: alle gegevens nodig voor de uitoefening van de activiteiten van de club en de uitvoering van de overeenkomst tussen de club en zijn leden of hun ouders in geval van minderjarige leden,(c) bij overige volleybal-contacten zoals Volley Vlaanderen en Volley Belgium en gelieerde sportorganisaties alsook VLM Brabant: naam, adres, telefoonnummer, emailadres, geslacht, type speler (recreatief/competitief), geboortedatum, rijksregisternummer en pasfoto.(d) ten aanzien van de gemeente, de Vlaamse Gemeenschap en elke andere overheidsinstantie: de gegevens zoals voorgeschreven in het kader van wettelijke of reglementaire bepalingen.(e) ten aanzien van overige contacten zoals leveranciers en sponsors enkel nadat de betrokken persoon of haar ouders hun akkoord hebben gegeven.

Het bankrekeningnummer is alleen inzichtelijk voor de penningmeester en de ledenadministratie. De andere gegevens zijn inzichtelijk zoals onder punt 4 hierboven omschreven. Per team wordt er aan het begin van het seizoen een teamfiche gemaakt met daarop email adressen en telefoonnummers voor de coaches, trainers, ploegcoördinatoren en de andere teamleden of hun ouders.

Na het einde van het lidmaatschap of de stopzetting van de samenwerking met een vrijwilliger worden alle gegevens van deze persoon na 2 jaar uit de ledenadministratie verwijderd tenzij wettelijke en/of reglementaire en/of contractuele verplichtingen en langere bewaring nodig maken.

6. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

Het is mogelijk dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

VBT MACHELEN, mei 2018